Специфика сельскохозяйственного производства не позволяет, на наш взгляд, полностью автоматизировать все процессы сбора, регистрации и обработки учетной информации, так как многие операции, особенно сбора и регистрации информации, не поддаются в полной мере автоматизации. В качестве примера сошлемся на ограниченную возможность использования мерной тары, весов, счетчиков, датчиков и других измерительных приборов для учета выхода сельскохозяйственной продукции, особенно побочной; учета посевов, используемых на корм скоту, и др.

В книге приводится описание отдельных понятий и процессов обработки информации на основе использования и этой вычислительной техники. Комплексная механизация бухгалтерского учета, являясь основой таблично-перфокарточной и других машинно-ориентированных форм учета основывается на ряде принципов, главными из которых являются: максимальное использование унифицированных первичных документов и на их основе единых машинных носителей информации для получения вспомогательных и рабочих табуляграмм, содержащих сведения по различным операциям хозяйственной деятельности на всех необходимых уровнях; массовое использование средств сбора, регистрации, накопления и передачи информации из мест ее возникновения на вычислительные установки; отражение каждой хозяйственной операции или группы однородных операций на машинных носителях по принципу двойной записи; разработка единой системы классификации и кодирования по всем балансовым счетам; максимальное использование нормативно-справочной информации, создание на ее основе единых для всех участков учета машинных массивов нормативно-справочной информации; автоматическое формирование в машине бухгалтерских проводок по массовым и однородным хозяйственным операциям; машинный контроль и исправление ошибок на всех операциях технологического процесса обработки документации и составления табуляграмм; использование в качестве регистров результатной информации машинных документов — машинограмм (табуляграмм).

Разрабатываемые при комплексной механизации бухгалтерского учета машинные ведомости или таблицы (табуляграммы) содержат сведения по всем операциям производственно-хозяйственной деятельности сельскохозяйственных предприятий. Информация, содержащаяся в них, позволяет оперативно управлять производством, осуществлять комплексный экономический анализ, заполнять формы текущей, периодической и годовой отчетности.

Все трудоемкие операции по вычислительной обработке первичной документации, группировке информации н составлению табуляграмм выполняются на вычислительных установках. Основные понятия о проектировании механизированного учета, классификации и кодировании информации Под проектированием механизированного учета понимается детальная разработка всех технологических и организационных операций учетно-вы-числительного процесса, выполняемого с помощью комплекса различных вычислительных средств.

При построении кодов учитывается ряд требований к ним, вызываемых специфическими особенностями обработки информации с помощью средств вычислительной техники и требованиями оперативного, бухгалтерского и статистического учета и отчетности. Коды должны быть: ориентированы на машинную обработку экономической информации и построены так, чтобы необходимая группировка информации проводилась автоматически; минимальными по значности и вместе с тем в них должна быть заложена возможность автоматического «сжатия» информации и получения итогов всех необходимых степеней; логичными и простыми по построению, легко восприниматься зрительно и запоминаться, для чего их строят по возможности без нарушения применяемой в хозяйстве классификации номенклатур, дублируя цифровые обозначения структурных подразделений, табельные номера и т.

В кодах должна быть заложена возможность ввода дополнительных позиций классифицируемых объектов без нарушения принятой системы кодирования, поэтому правильно построенный код включает запас свободных позиций. К ряду кодов (фамилий работающих, синтетических и аналитических счетов и др.) предъявляются требования их длительного постоянства и возможности автоматического контроля ошибок и декодирования, так как частые изменения этих кодов приводят к дополнительным трудностям в кодировании первичных документов и декодировании информации табуляграмм.

Основные преимущества этого метода кодирования — небольшая длина кодового обозначения и простота построения. Недостатки — невозможность применения для кодирования сложных многопризначных номенклатур, известная трудность в определении размеров серий и автоматической группировки информации по нескольким степеням итогов. Ниже приводится пример построения по серийно-порядковому методу кодирования кода структурных подразделений сельскохозяйственных предприятий и материально-ответственных лиц, где отдельные укрупненные серии номеров отводятся для дирекции (правления) сельскохозяйственного предприятия и административно-хозяйственных служб, подразделений растениеводства, животноводства, промышленных и вспомогательных производств, складов, кладовых, а также для материально-ответственных лиц, включая трактористов-машинистов и шоферов.

Растениеводство Агрономическая служба Механизированная бригада № 1 Механизированная бригада № 2 И т. Животноводство Зоотехническая служба Ферма дойного стада коров № 1 Ферма дойного стада коров № 2 И т. Последовательный метод кодирования заключается в последовательном обозначении зависимых признаков классификации, т. е. за каждым признаком классификации в порядке иерархического старшинства закрепляется один или несколько разрядов в зависимости от количества позиций по признаку.

Пример построения кода синтетического и аналитического учета основных средств приведен в главе IV. Параллельный метод кодирования — это такой метод, при котором в кодовом обозначении объекта классификации или классификационной группировки указываются независимые признаки классификации. По этому методу закодирована информация большинства общесоюзных классификаторов, например Общесоюзного классификатора предприятий и организаций, состоящего из 17 знаков, из которых 4 отводится для обозначения министерства, 2 — промышленного объединения, 2 — производственного объединения, 4 — территориального признака, 5 — отрасли вида производства, специализации.

Вместе с тем многие коды являются общими для всех участков учета. Рассмотрим их назначение и методы построения. Коды макетов перфорации, сельскохозяйственных предприятий, месяцев, чисел месяца, признака справочника строятся каждый по порядковой системе кодирования и состоят из двух знаков. Коды вида сельскохозяйственного предприятия (колхоз, совхоз, объединение), признака записи (дебетовое сальдо, кредитовое сальдо и др.

Выбор машинных носителей информации зависит от эксплуатационных возможностей вычислительной техники, технологического процесса обработки информации, ее количественных и качественных характеристик. Одним из наиболее часто применяемых машинных носителей информации является перфокарта. Она изготавливается из качественного тонкого картона и на лицевой стороне имеет типографским способом напечатанную цифровую сетку, которая делит ее площадь на 45 или 80 вертикальных и 10 горизонтальных рядов.

Расположение реквизитов на перфокарте производится в определенной последовательности согласно специально разрабатываемым макетам перфорации. Макетом перфорации называется принятая последовательность размещения на перфокарте специальных, справочных и группировочных реквизитов, а также количественно-суммовых величин с закреплением за каждым реквизитом строго определенных номеров колонок. Макеты перфорации разрабатываются и для других машинных носителей информации.

Они служат для уменьшения обрабатываемых массивов перфокарт, тем самым способствуют сокращению сроков получения отчетных табуляграмм. Кроме обычных перфокарт существуют и так называемые дуаль-карты, или перфокарты двойного назначения, основная особенность которых заключается в том, что они совмещают первичный документ и перфокарту. В дуаль-картах на надцифровом поле и в других частях печатаются типографским способом полностью или частично необходимые реквизиты первичного документа.

Однако перфоленты имеют и недостатки. Это недостаточная наглядность записанной информации, сложность внесения исправлений и изменений, отсутствие возможности механической группировки информации до ввода в ЭВМ. Магнитные ленты используются в основном как промежуточные носители информации. Информация на них заносится с перфокарт или перфолент и затем может с высокой скоростью многократно вводиться и выводиться из ЭВМ.

Впоследствии эти суммы списываются за счет соответствующего источника (уставного или неделимого фонда и др.); счет № 45 «Товары отгруженные, выполненные работы и услуги» —для учета расчетов с покупателями (кроме заготовительных организаций по государственным закупкам сельскохозяйственной продукции). По дебету счета показывается реализационная стоимость продукции, работ и услуг по каждому покупателю, а по кредиту — поступившие суммы выручки; счет № 74 «Расчеты с кооперативными организациями за основные средства» — для учета расчетов совхозов с колхозами и другими кооперативными организациями по покупке и продаже основных средств.

Эти требования к первичному учету необходимы при всех формах и методах бухгалтерского учета, но особую актуальность они приобретают при комплексной его механизации. Машинная обработка учетной информации требует четкого заполнения первичных документов, правильной их группировки и кодирования, а также соблюдения установленных графиков представления вычислительным установкам. При выполнении указанных требований в сочетании с применением прогрессивных форм и методов учета обеспечиваются рациональная организация бухгалтерского учета, качественное составление отчетности, обоснованное проведение экономического анализа и подведение итогов производственно-финансовой деятельности как в целом по хозяйству, так и в разрезе производственных подразделений.

Ниже приводятся перечень форм регистров и первичных докумен/гав бухгалтерского учета, разрешенных к применению в колхозах, межхойяй-ственных предприятиях сельского хозяйства, порядок составления (заполнения), утверждения и представления в бухгалтерии хозяйств. В перечень включены все рекомендованные МСХ СССР формы учета как подвергающиеся машинной обработке, так и используемые в хозяйстве при ручных способах ведения учета.

Бухгалтерия после проверки правильности составления акта открывает карточку учета основных средств (формы № ОС-6 и ОС-7), в которую записывает полное название, местонахождение и назначение объекта, его первоначальную стоимость, месячные нормы амортизационныхотчислений на полное восстановление и капитальный ремонт и другие показатели, характеризующие состояние и качество объектов. Акт приема-передачи отремонтированных и реконструированных объектов, сельхозучет, форма № 53.

Если объект после реконструкции (переоборудования) или капитального ремонта первоначального назначения не меняет, то новую инвентарную карточку учета основных средств на него не открывают, а затраты на реконструкцию (переоборудование) или капитальный ремонт и другие показатели записывают в старую карточку. Акт приема многолетних насаждений и передачи их в эксплуатацию, сельхозучет, форма № 54. Применяется для оформления законченных работ по закладке многолетних насаждений и передачи их в состав основных фондов.

Инвентарные карточки открываются на весь период нахождения многолетних насаждений в хозяйстве. По достижении многолетними насаждениями эксплуатационного возраста в инвентарную карточку записывают месячные нормы амортизационных отчислений и с этого времени начинают по ним начислять амортизацию. Акт приемки в эксплуатацию защитных лесонасаждений, сельхозучет, форма № 54а. Применяется для оформления законченных работ по посадке защитных лесонасаждений и передачи их в состав основных фондов.

Акт составляет комиссия в момент осмотра объекта, подлежащего списанию, и в тот же день передает руководителю предприятия для утверждения, а после утверждения — в бухгалтерию хозяйства. Главный бухгалтер или его заместитель после проверки правильности составления акта составляет бухгалтерскую проводку на списание объекта в установленном порядке, оприходование материальных ценностей, полученных от его разборки (ликвидации), и одновременно в инвентарной карточке учета основных средств делает отметку о выбытии данного объекта.

Акт на выбраковку животного из основного стада, сельхозучет, форма № 57. Применяется для оформления выбраковки продуктивного и рабочего скота вследствие значительного понижения продуктивности и, пороков и травматических повреждений, а также ййтер/и работоспособггеот'и и хозяйственно-полезных качеств с передачей его на убой, постановку на откорм или реализацию. Акт составляет комиссия в момент осмотра животного и передает руководителю предприятия для утверждения.

Акт о списании многолетних насаждений (после утверждения руководителем предприятия) передается в бухгалтерию предприятия в срок не позднее 5 дней со дня его составления. Расчет амортизационных отчислений по основным средствам, сельхозучет, форма № 59. Применяется для расчета фактического размера амортизационных отчислений и отнесения начисленной амортизации в издержки производства. Основные средства по данным аналитического учета (инвентарных карточек, инвентарных описей) на начало года группируются строго в соответствии с типовой классификацией, утвержденной ЦСУ СССР, и записываются по тем отраслям производства, культурам (группам культур), видам и учетным группам скота, промышленным, вспомогательным и прочим производствам и хозяйствам, на которые относится амортизация.

По каждой группе основных средств исходя из их балансовой стоимости определяется годовая сумма амортизационных отчислений, затем месячная, которая относится в издержки производства по соответствующим объектам учета. Расчет амортизационных отчислений по поступившим и выбывшим основным средствам, сельхозучет, форма № 60. Применяется для ежемесячного определения амортизационных отчислений по поступившим и выбывшим за отчетный месяц основным средствам.

Имеющиеся в хозяйстве автомобили в расчете записываются группами по маркам. В графах 1—4-й по отдельным маркам машин записывается количество автомобилей и их первоначальная стоимость. В графе 5-й проставляются данные о фактическом пробеге автомобилей каждой марки за отчетный месяц, необходимые для расчета суммы амортизационных отчислений на капитальный ремонт. Умножив данные графы 6-й на данные графы 3-й и разделив на 100, получим сумму амортизации на полное восстановление; умножив данные графы 8-й на данные графы 4-й и разделив на 100, получим норму амортизационных отчислений на тысячу километров пробега машины, умножив полученное на данные графы 5-й, получим сумму амортизации на капитальный ремонт.

По каждому виду основных средств в отдельной графе ведомости указан порядок распределения амортизации (пропорционально гектарам условной пахоты, площадям обработки и т. д.), согласно которому производятся записи по распределению амортизационных отчислений, учтенных на счете № 23 «Вспомогательные производства», субсчете «Затраты по эксплуатации машинно-тракторного парка» и на счете № 18 «Растениеводство», аналитический счет «Нераспределенные амортизационные отчисления по основным средствам, используемым в растениеводстве».

По истечении месяца в табеле записывается общее количество отработанного времени (человеко-дни и человеко-часы) и сумма начисленной заработной платы (оплата труда) за отработанное время и по другим видам оплат. Табель подписывает руководитель подразделения или другое ответственное лицо за ведение табеля и бухгалтер, после чего передается в бухгалтерию предприятия. Книжка бригадира по учету труда и выполненных работ, сельхозучет, форма № 65.

Книжку ведет ежедневно бригадир (зав. участком) полеводческой (механизированной, комплексной) бригады, а в бригадах (участках), где численность работников превышает 30—50 чел.,— помощник или учетчик. Книжка бригадира является основным документом по учету работ, выполненных механизированным и конно-ручным способами. Если работа механизаторов учтена по учетным листам трактористов-машинистов или путевым листам трактора, то на их основании фактически выполненные объемы работ, оценка их качества, сумма начисленного заработка, доплата за качество работ и другие показатели рекомендуется переносить в Книжку бригадира.

Применяется для учета полевых, стационарных и других работ, выполняемых тракторами, комбайнами и самоходными машинами (кроме транспортных работ тракторов). Учетный лист составляется на каждого тракториста-машиниста. Объем выполненных работ в учетный лист записывается только на основании обмера, взвешивания и т. п. Выполненные работы при этом переводятся в условные эталонные гектары путем деления натуральных показателей на нормо-смену.

Выпуск трактора из гаража без путевого листа запрещается. Выданный трактористу путевой лист обязательно должен иметь порядковый номер начиная с 1 января отчетного года, дату выдачи, штамп и печать предприятия, которому принадлежит трактор. На лицевой стороне путевого листа записывается задание трактористу по перевозке грузов, сведения о тракторе и выдаче (расходе) горючего, а на оборотной его стороне—данные о выполнении заданий, подтвержденных товарно-транспортными документами.